Esperando se encuentren bien, nos contactamos con ustedes ya que desde que comenzó el proceso de emisión de sus expedientes finales, hemos recibido algunas consultas que consideramos importante aclarar. Para eso preparamos esta información en formato preguntas y respuestas con información más detallada.
El proceso de emisión de expedientes finales consta de 5 etapas que explicamos a continuación.
Este proceso contempla la participación directa de 5 áreas, tanto académicas como financieras y administrativas, las cuales operan de la siguiente manera:
1.- La Coordinación de Área certifica que el/la estudiante completó su malla curricular y envía los primeros antecedentes a Secretaría de Docencia.
2.- Secretaría de Docencia recopila toda la documentación necesaria para la elaboración del expediente, tanto documentación personal como documentación académica obtenida desde el Convenio UPA-UTEM.
3.- Se comprueba desde la Coordinación Financiera que el alumno se encuentre al día en su situación financiera. Esto contempla tanto situación arancelaria como los pagos de derechos de titulación, si corresponde.
4.- Si el alumno debe rendir Defensa de Trabajo de Título, Examen de Grado o equivalente, la Unidad de Expediente da aviso a la Coordinación de Área para que conforme la Comisión en los siguientes 2 días hábiles y se desarrolle la rendición propiamente tal en los siguientes 5 días hábiles.
Si el alumno no debe rendir un Trabajo de Titulación, la Unidad de Expediente envía directamente el expediente generado para su respectiva firma a la Dirección Ejecutiva.
Posterior a la generación de acta, se envía nuevamente a la Unidad de Expediente, quien finaliza el expediente final y lo envía para su posterior firma.
5.- La Dirección Ejecutiva tramita la firma del documento, y se gestiona el envío a la Administración de Cierre, quien emite finalmente el Certificado de Título.
Preguntas y Respuestas:
Aún no me ha contactado mi Coordinador de Área para notificar la apertura de mi expediente final. ¿Por qué?
Cada Área Académica tiene diversas carreras donde se debe comenzar la apertura de expedientes finales. Algunas de estas carreras requirieron revalidar actas y verificar programas académicos junto con la Administración de Cierre, lo que pudo haber demorado el inicio de los procesos. Para poder comenzar con la elaboración de los expedientes, cada Coordinación de Área debe tener la certeza de que todos los requisitos fueron cumplidos para permitir un proceso expedito y sin mayores pausas.
¿Cuándo debo pagar el derecho de titulación?
Una vez que la Unidad de Expediente comprueba que toda la documentación se encuentra en orden, se notifica a la Coordinación Financiera para que emita el cupón de pago, lo cual será notificado por parte de los respectivos Ejecutivos de Aranceles a cada estudiante. Dicho cupón podrá ser pagado en https://pagos.utem.cl/ .
¿Cuándo me darán la fecha para rendir mi examen de título / defensa de tesis?
Una vez comprobado que toda la documentación está en orden y se encuentre tu situación arancelaria al día, tu Coordinador de Área se pondrá en contacto contigo para definir la fecha de rendición de tu examen de título / defensa de tesis.
Mi defensa de tesis es en grupo, pero uno de los miembros no ha podido regularizar su situación arancelaria. ¿Podría eso afectar la definición de la fecha de defensa?
En caso que uno o más miembros de tu grupo de defensa de tesis presente morosidad, pueden solicitar formalmente y de manera excepcional que se establezca una fecha para defender de manera conjunta de todas formas, teniendo en cuenta que respecto del alumno/a moroso/a, no se continuará con la elaboración de su expediente final mientras no se encuentren pagados sus aranceles y derecho de titulación.
¿Podría el proceso tomar más tiempo de lo que se ha indicado (20 ó 30 días hábiles)?
Si bien los plazos están establecidos para finalizar los expedientes en 20 ó 30 días hábiles según si se deba rendir examen de título/defensa de tesis o no, existen algunas situaciones excepcionales en las que el proceso se pondrá “en pausa” (suspendiéndose el plazo) y notificando de la situación al estudiante.
Esta paralización del proceso se podría dar por:
- Falta de uno o más documentos exigidos por la reglamentación vigente para proceder al otorgamiento del título y/o grado académico.
- Irregularidades curriculares que no han sido posibles de comprobar de manera autónoma por el Convenio UPA-UTEM y requieren la intervención de la Administración de Cierre.
- No regularización de situación arancelaria. Es decir, el/la alumno/a no ha procedido a pagar su arancel y los costos de titulación, por lo que le falta un requisito contemplado en el Reglamento.
Sin perjuicio de aquello, en el caso de las situaciones contempladas en el primer y segundo punto, todas las Unidades del Convenio trabajan arduamente para superar con antelación la situación excepcional.
Respecto del punto tercero, el estudiante debe dar aviso a las Unidades respectivas en cuanto tenga su situación financiera regularizada.
De igual manera, en cualquier caso, una vez se regularice la situación, se continuará inmediatamente con el proceso de elaboración del expediente.
Una vez que mi expediente ya está terminado, ¿en cuánto tiempo me harán entrega de mi Certificado de Título?
Como se ha comentado anteriormente, una vez que se finalizan los expedientes de cada estudiante, éstos son remitidos a la Administración de Cierre, quien es la encargada y responsable de emitir los respectivos Certificados de Título. Los tiempos, plazos y modalidades de entrega dependerán exclusivamente de las gestiones y procesos que ellos tengan considerados.
Les solicitamos que en caso que alguna de sus consultas aún no haya sido respondida, se pongan en contacto con nosotros.
Deseándoles desde ya un excelente fin de año, se despide cordialmente,
Equipo UPA-UTEM
